Memilih mesin fotocopy yang pas

Mungkin buat sebagaian dari kita hal ini bukan merupakan sebuah problema. Tetapi untuk beberapa orang hal ini bisa menjadi problema, terutama buat mereka yang notabene merupakan decession maker ( orang yang menentapkan pilihan ).

Saat kita menentukan akan memiliki sebuah mesin fotocopy, entah itu untuk usaha atau untuk keperluan kantor/perusahaan, seringkali kita dihadapkan dengan beberapa macam pilihan yang terlihat sulit walaupun sebenarnya mudah. Kenapa terlihat sulit ? Beberapa faktor yang menjadikannya terlihat demikian, yang paling sering terjadi adalah pengaruh pihak ketiga yang ternyata brand minded ( fanatik dengan merk tertentu ).

Mari kita ulas satu per satu hal-hal yang dapat kita jadikan patokan dalam menentukan pilihan mesin seperti apa yang akan kita beli / sewa.

1. Harga

Yang paling utama adalah harga. Tentukan sebuah nilai nominal dengan ambang batas bawah dan atas ( rentang harga ) untuk anggaran kita. Dengan demikian kita bisa menentukan perbandingan yang sesuai, istilah kerennya ‘head to head’ . Jangan sampai kita membandingkan suatu produk kelas bawah dengan kelas atas, tentu akan sangat jauh berbeda. Walaupun kadang kita bisa menjumpainya jika ternyata yang kita bandingkan produk baru dengan produk bekas. Tentunya harga sangat jauh berbeda, bisa jadi produk baru lebih mahal tetapi ternyata kalah kelas dengan produk bekas yang pasti lebih murah. Kalau ingin membandingkan, produk baru harus dengan produk baru, bekas dengan bekas.

 

2. Merk

Dewasa ini, dengan kemajuan teknologi saat ini bisa dibilang semua merk menggunakan teknologi yang hampir sama. Umumnya menggunakan tinta serbuk dengan sistem laser atau yang terbaru LPH ( LED ). Dengan demikian, bisa kita simpulkan dengan mudah, merk bukan jaminan nomer satu. Banyak hal yang perlu kita pertimbangkan sebelum memilih mesin yang sesuai hanya dengan mengutamakan sebuah merk. Kecuali jika memang kita sudah menentukan sebuah merk dengan berbagai macam alasan kuat misalnya “saya ingin mesin Fujixerox karena hasilnya bagus dan handal”, sehingga yang kita butuhkan sebagai faktor penentu adalah hal lain yang bersifat teknis.

 

3. Fitur

Dalam menentukan sebuah pilihan, ada baiknya jika kita memiliki daftar kegunaan yang ingin kita peroleh dari mesin yang kita cari. Misalnya; kita ingin memiliki mesin fotocopy yang multifungsi, selain bisa untuk fotocopy juga bisa untuk print atau kita ingin mesin itu bisa untuk fotocopy ukuran kertas A3, bisa untuk scan warna dan lain-lain.

Dengan beberapa macam kegunaan itu, kita bisa mencari mesin yang sesuai. Jika hanya menginginkan mesin yang Cuma untuk fotocopy saja, tidak perlu bisa print atau scan, kita tidak perlu repot-repot mencari mesin multifungsi. Kalaupun ternyata dengan rentang harga yang kita miliki ternyata bisa mendapatkan mesin multifungsi ( walaupun kita tidak membutuhkannya ), hal ini akan menjadi nilai lebih. Suatu saat kita membutuhkan fungsi tersebut, sudah terpenuhi tanpa kita harus membeli mesin baru.

4. Bahan pakai

Yang tidak kalah penting adalah harga bahan pakai. Untuk hal ini, luangkan sedikit waktu untuk mendapatkan informasi mengenai harga bahan pakai. Jangan sampai kita sudah membeli sebuah mesin, ternyata harga bahan pakai nya mahal. Bahan pakai umumnya terdiri atas tinta / toner, drum, atau catridge. Lain halnya jika kita menyewa mesin tersebut, tidak perlu memikirnya harga bahan pakai, karena umumnya sudah tercover dalam biaya sewa ( kecuali tertuang dalam kontrak dengan sistem lain ). Jika kita memutuskan untuk membeli mesin fotocopy tersebut, harga bahan pakai bisa menjadi salah satu faktor perbandingan.

 

5. Maintenance

Yang tercakup dalam maintenance termasuk kehandalan mesin. Kembali kita bisa sedikit meluangkan waktu untuk sekedar mencari informasi, apakah mesin yang akan kita beli / sewa banyak masalah atau tidak. Hal ini bisa kita tanyakan pada orang-orang disekitar kita, atau yang lebih tepat mereka yang sudah lebih dulu memakainya. Jangan sampai hanya tergiur harga murah tetapi ternyata mesin tersebut sering  problem pada akhirnya. Jangan tanya pada marketing, mereka hanya akan bicara yang baik-baik, tetapi jika anda pecaya sepenuhnya pada marketing itu sebagai individu atau perorangan ( lepas dari profesinya sebagai marketing ) bisa jadi dia bicara yang sebenarnya. Karena ada beberapa marketing yang akan mengutarakan kelemahan-kelemahan suatu tipe mesin dengan pertimbangan mereka tidak direpotkan oleh komplain kita dikemudian hari, beda dengan marketing hit and run, yang penting deal penjualan setelah itu tanggungjawab teknisi.

Untuk kehandalan mesin, sebaiknya bertanya pada teknisi yang bukan marketing. Umumnya mereka bisa lebih dipercaya, karena pengalaman dan faktor tidak ingin repot dikemudian hari.

 

6. Purna Jual

Yang tidak kalah penting adalah layanan purna jual atau garansi. Jangan sampai terjebak dengan harga murah ternyata jual lepas, artinya setelah mesin terjual lepas kontrak garansi ( kecuali ada kesepakatan sebelumnya ). Pilih yang memiliki layanan purna jual cukup baik. Juga jangan sampai memilih hanya karena teknisinya cepat datang saat ada problem, tetapi problemnya seminggu 2 kali, hal ini kembali ke faktor diatas ( nomer 5 ) mengenai maintenance / kehandalan mesin. Buat apa jika cepat datang tetapi sering ?

Pastikan bahwa perusahaan tempat kita membeli / menyewa memiliki layanan purna jual yang cukup baik, diantaranya kecakapan teknisi, ketesediaan bahan pakai dan sparepart dan bersedia menerima keluhan serta permintaan konsultasi kita. Karena penyedia jasa yang baik adalah mereka yang mau memberikan konsultasi jika kita menanyakan sesuatu.

Itu adalah beberapa faktor penting yang bisa kita jadikan bahan acuan saat ingin membeli / menyewa mesin fotocopy. Semoga bisa menjadi bahan pertimbangan agar anda tidak salah memilih.